Information om personuppgifter

SMD Logistics tillämpar vid var tid gällande regelverk om behandling av personuppgifter och arbetar kontinuerligt för att på bästa sätt skydda din integritet.

Denna information riktar sig till dig som har en relation till SMD Logistics AB (”SMD Logistics”).

Personuppgiftsansvarig

SMD Logistics AB, org. nr. 556571-7039, Box 184, 177 23 Järfälla, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Cookies

När du besöker www.smdlogistics.se (”Webbplatsen”) använder vi cookies. Läs mer om hur vi använder cookies i vår Information om cookies .

Länkar till andra webbplatser

Webbplatsen kan innehålla länkar till andra webbplatser än SMD Logistics webbplatser. SMD Logistics ansvarar inte för sådana andra webbplatsers personuppgiftshantering och du uppmanas därför att kontrollera den information om personuppgifter som gäller för den aktuella webbplatsen.

Ändringar i denna information

SMD Logistics förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna information. Varje sådan ändring publiceras här på Webbplatsen

Senaste uppdateringen av denna information: 2019-01-31 (Version 1.0)

För dig som är webbplatsbesökare

Vilka personuppgifter och varför?

När du besöker www.smdlogistics.se (”Webbplatsen”) samlar SMD Logistics in information om din IP-adress. Notera att även vissa andra företag än SMD Logistics samlar in din IP-adress vid besök på Webbplatsen i samband med användning av tredjepartscookies.
Hur detta sker samt hur du kan gå tillväga för att begränsa eller stänga av cookies i din webbläsare beskrivs SMD Logistics Information om cookies.

Ändamålen med att vi behandlar din IP-adress är att förhindra intrång, incidenter och övrigt missbruk av våra tjänster på Webbplatsen, för att föra statistik över besökare på Webbplatsen samt för att göra uppdateringar och förbättringar av Webbplatsen.

Vår rättsliga grund för behandlingen är vårt berättigade intresse att förhindra missbruk och att ha en väl fungerande Webbplats.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar din IP-adress så länge som det är nödvändigt för ovan nämnda ändamål.

Vi kan också komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag, eller för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vem delar vi dina personuppgifter till?

SMD Logistics kan komma att dela dina personuppgifter till samarbetspartners vid t.ex. tillhandhållande av IT-tjänster. Dessa mottagare behandlar endast dina personuppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner. SMD Logistics vidtar alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda mottagare.

SMD Logistics kan också komma att dela dina personuppgifter till andra företag som behandlar dina personuppgifter självständigt utan att vi styr hur personuppgifterna behandlas. Vi lämnar endast ut dina uppgifter till sådana företag för att kunna uppfylla våra åtaganden mot dig. När dina personuppgifter delas med sådana företag som är självständigt personuppgiftsansvariga hanteras dina personuppgifter i enlighet med vad som anges i det företagets information om personuppgifter.

SMD Logistics kan också komma att dela dina personuppgifter till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller vid misstanke om brott.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom EU/EES, men kan även komma att överföras till ett land utanför EU/EES. SMD Logistics lämnar endast ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om det finns rättslig grund och tillräckliga garantier för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt sätt. SMD Logistics vidtar i så fall alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

SMD Logistics vidtar de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter.

Läs även avsnitten ”Vilka är dina rättigheter” samt ”Kontakt, frågor och klagomål” som du hittar längst ner på denna sida.

För dig som är representant för en leverantör, mediakontakt, företagskund eller annan samarbetspartner till SMD Logistics

Vilka personuppgifter och varför?

Som ett led i vår affärsverksamhet kan vi komma att behandla uppgifter om dig.

Uppgifterna kan vi ha fått ta del av från din arbetsgivare i de fall vi har ett avtal eller annan affärsrelation med denne såsom i de fall du förekommer som firmatecknare eller uppges vara kontaktperson för ett visst avtal eller i en viss fråga. Vidare kan vi ha fått uppgifterna direkt från dig själv genom att du kontaktat oss via telefon, mailat oss eller gett ditt visitkort (eller andra kontaktuppgifter) till någon av SMD Logistics representanter. Insamling av dessa typer av uppgifter kan även ske när vi själva samlar in information genom sökningar för att få fram kontaktpersoner på bolag vi har, eller vill etablera, en affärsrelation med.

De uppgifter vi typiskt sett behandlar om dig är din e-postadress, ditt namn, ditt telefonnummer, din arbetsplats och din titel.

Om ditt företag har en kundrelation med SMD Logistics behandlar vi även firmatecknares personnummer och bostadsadress samt uppgifter relaterade till kundärendet såsom kundnummer, lösenord för kundkonto, anteckningar om aktiviteter i ärendet, preferenser och orderhistorik, transaktionsdata, faktureringsuppgifter, betalningsinformation samt uppgifter relaterade till avtalssignering och genomförd kreditupplysning (i förekommande fall). Om du har en kundrelation med oss genom enskild firma behandlar vi även ditt kontonummer.

Om du eller ditt företag distribuerar varor på uppdrag av SMD Logistics kan vi, förutom ditt namn och e-postadress, behandla ditt personnummer.

Ändamålen med att vi behandlar dina personuppgifter är att vi ska kunna kommunicera med dig i syfte att bibehålla eller etablera en affärsrelation med dig och/eller den organisation som du representerar samt i förekommande fall fullgöra och administrera avtalsförhållandet med din arbetsgivare, hantera köp och leveranser, fakturor/betalningar och kommunicera med dig inom ramen för avtalsförhållandet.

Firmatecknares personnummer och bostadsadress behandlas i syfte att identifiera kundens behöriga företrädare och säkerställa att den information som vi erhållit är korrekt.

Om du eller ditt företag distribuerar varor på uppdrag av SMD Logistics behandlar vi ditt namn och e-postadress i syfte att genomföra säkerhetsutbildningar och skicka dig information m.m. via e-post om sådana utbildningar. Om du eller ditt företag distribuerar varor på uppdrag hos SMD Logistics kan vi också behandla ditt personnummer i syfte att registrera och identifiera dig som behörig att få access till och hämta varor vid SMD Logistics distributionscentral och lastutrymmen.

I tillämpliga fall behöver vi även behandla dina uppgifter i syfte att fullgöra våra förpliktelser enligt lag, exempelvis bokföringslagen.

Våra rättsliga grunder för behandlingen är vårt avtal med dig eller organisationen du representerar (i förekommande fall) och/eller våra berättigade intressen av att kunna kommunicera med dig i din yrkesroll och säkerställa att du genomför de utbildningar som krävs. Kommunikationen kan omfatta information hänförlig till din affärsrelation med SMD Logistics, utbildning, nyheter och evenemang som vi tror kan vara av intresse för dig och sker som ett led i vårt syfte att bibehålla eller upprätta en god affärsrelation med dig. För behandlingen av firmatecknares personnummer och bostadsadress respektive distributörers personnummer är den rättsliga grunden vårt berättigade intresse att identifiera kundens behöriga företrädare respektive vårt berättigade intresse att identifiera och säkerhetsställa att endast behöriga personer ingår avtal med oss samt kan hämta varor vid SMD Logistics distributionscentral.

Behandling av sådana uppgifter som vi behöver för vår bokföring eller för att hantera rättsliga anspråk utförs i tillämpliga fall även med stöd av SMD Logistics rättsliga förpliktelser enligt lag såsom bokföringslagen.

Vi kan i samband med ingåendet av ett nytt avtal eller annat affärssamarbete komma att behöva samla in och behandla vissa ytterligare uppgifter om dig för det fall vi är skyldiga att göra det enligt särskilda regler som ställs kring ekonomiska sanktioner, exportkontroll, penningtvätt, finansiering av terrorism och marknadsmissbruk. Uppgifterna samlas in via vår leverantörs compliance system och kan omfatta uppgifter om publiceringar i media (inkl. foton), lagöverträdelser, personer i politisk utsatt ställning samt andra särskilda kategorier av personuppgifter som är relevanta för oss att ta del av för det aktuella sammanhanget. Uppgifter om lagöverträdelser som vi behandlar omfattar uppgift om eventuellt näringsförbud, penningtvätt eller annan brottslig gärning. Uppgifter om personer i politisk utsatt ställning omfattar information om huruvida du, någon till dig närstående eller någon av dina medarbetare är en så kallad person i politisk utsatt ställning samt i förekommande fall namn, personnummer och yrke/position för sådan politiskt utsatt person. Vårt lagstöd för denna behandling av personuppgifter är att vi i tillämpliga fall ska kunna iaktta de särskilda regler som ställs kring ekonomiska sanktioner, exportkontroll, penningtvätt, finansiering av terrorism och marknadsmissbruk samt kunna försvara oss mot rättsliga anspråk.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

I de fall vi behandlar dina personuppgifter i syfte att fullgöra vårt avtal med den organisation som du representerar kommer vi att behandla uppgifterna så länge det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet samt utöva våra rättigheter och skyldigheter gentemot vår avtalspart. Därefter kan vi dock komma att spara vissa av dina personuppgifter under en längre tid om vi är skyldiga att göra det enligt lag (exempelvis för vår bokföring) eller bedömer att vi har rätt till det med stöd av en intresseavvägning.

Vi kan också komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vem delar vi dina personuppgifter till?

SMD Logistics kan också komma att dela dina personuppgifter till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller vid misstanke om brott.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

SMD Logistics vidtar de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter.

Läs även avsnitten ”Vilka är dina rättigheter” samt ”Kontakt, frågor och klagomål” som du hittar längst ner på denna sida.

För dig som är jobbsökande hos oss

Vilka personuppgifter och varför?

Om du ansöker om jobb eller praktik hos SMD Logistics behandlar vi de uppgifter som du delger oss i din ansökan samt under rekryteringsprocessen. Uppgifterna omfattar ditt namn, adress, personnummer, kontaktuppgifter (e-postadress och telefonnummer), betyg, referenser, intyg och andra uppgifter du delger oss i ansökan (såsom i ditt CV och personliga brev).

De personuppgifter som behandlas samlas in direkt från dig själv i de fall du kontaktar SMD Logistics direkt eller ansöker via vår webbplats. Uppgifterna kan även komma att samlas in via något av de företag som SMD Logistics samarbetar med för genomförande av rekryteringar.

För de fall du går vidare i en rekryteringsprocess kommer vi att genomföra en bakgrundskontroll om dig i samarbete med ett externt företag. Innan sådan bakgrundskontroll genomförs kontaktar företaget dig och ber om ditt samtycke samt ger dig mer information om den aktuella behandlingen av dina personuppgifter.

Våra rättsliga grunder för behandlingen av personuppgifter avseende dig som är jobbsökande hos oss är våra berättigade intressen att kunna ta del av din ansökan och genomföra rekryteringsprocessen för den tjänst du sökt hos oss, ditt samtycke (i tillämpliga fall) samt för att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra och/eller dina rättigheter enligt arbetsrätten såsom om vi skulle bli föremål för anspråk enligt arbetsrättslig lagstiftning.

Med stöd av vårt berättigade intresse behandlas dina personuppgifter för ändamålen att:

gå igenom dina ansökningshandlingar (såsom CV, personligt brev, intyg och betyg)
bedöma hur väl din ansökan matchar utlyst tjänst och göra överväganden i förhållande till andra kandidaters ansökningar utifrån kompetens, meriter, erfarenhet och studieresultat,
administrera rekryteringsprocessen såsom för att kalla dig till intervju, ge dig ett anställningserbjudande eller meddela att du tyvärr inte har fått tjänsten.

Med stöd av ditt samtycke behandlas dina personuppgifter för ändamålet att spara dina uppgifter för eventuella framtida rekryteringsprocesser som kan passa för dig. Vänligen notera att om du har givit ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst ta tillbaka sådant samtycke.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter under den tid det är nödvändigt för de ändamål som specificerats ovan. När de gäller den del av vår behandling av dina personuppgifter som grundar sig på vårt berättigade intresse behandlar vi som huvudregel inte dina personuppgifter efter avslutad rekryteringsprocess. För att kunna ta tillvara våra rättigheter enligt arbetsrättslig lagstiftning kan vi komma att behöva spara ansökningshandlingar även efter avslutad rekryteringsprocess under den tid som tillåts enligt tillämplig lagstiftning. Om vi kommer överens med dig om att vi får spara dina personuppgifter för eventuella framtida rekryteringar sparar vi dem så länge du samtycker till det eller vårt ändamål har upphört.

Vi kan också komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vem delar vi dina personuppgifter till?

SMD Logistics kan komma att dela dina personuppgifter till andra företag inom den koncern i vilken SMD Logistics ingår samt samarbetspartners vid t.ex. tillhandhållande av IT-tjänster och prenumerationstjänster. Dessa mottagare behandlar endast dina personuppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner. SMD Logistics vidtar alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda mottagare.

SMD Logistics kan också komma att dela dina personuppgifter till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller vid misstanke om brott.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom EU/EES, men kan även komma att överföras till ett land utanför EU/EES såsom USA, t.ex. om vi delar dina uppgifter med andra företag inom den koncern i vilken SMD Logistics ingår.

SMD Logistics lämnar endast ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om det finns rättslig grund och tillräckliga garantier för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt sätt. SMD Logistics vidtar i så fall alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

SMD Logistics vidtar de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter.

Läs även avsnitten ”Vilka är dina rättigheter” samt ”Kontakt, frågor och klagomål” som du hittar längst ner på denna sida.

För dig som vill ha information om vår kamerabevakning

Vilka personuppgifter och varför?

Om du vistas vid eller besöker våra lokaler kan vi komma att behandla dina personuppgifter inom ramen för vår kamerabevakning. Kamerabevakningen kan ske både ”live” och i form av inspelat material beroende av vilka delar av våra områden som du vistas inom under ditt besök.

Kamerabevakningen sker i den utsträckning och omfattning som framgår av de skyltar som finns utsatta utanför och inne i våra lokaler.

De kategorier av personuppgifter som vi behandlar om dig är all sådan information om dig som direkt eller indirekt upptas genom och återfinns i materialet från kamerabevakningen (lagras endast i form av rörlig bild, ej ljud).

Våra ändamål med kamerabevakningen är att skydda personal och tillgångar samt förebygga, upptäcka och utreda brott, tillbud och andra incidenter.

Vår rättsliga grund för kamerabevakningen är våra berättigade intressen att skydda och säkerställa en trygg och säker arbetsplats för vår personal, skydda våra tillgångar samt förebygga, upptäcka och utreda brott, tillbud och andra incidenter.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Inspelat material från vår kamerabevakning där dina personuppgifter kan förekomma sparas i 30 dagar och raderas därefter automatiskt.

Om vi inleder en utredning där vi behöver använda visst material från vår kamerabevakning för de ändamål som vi kamerabevakar för (såsom att utreda en incident) och utredningen pågår längre än 30 dagar, kan det bli nödvändigt för oss att spara sådana utvalda delar av kamerabevakningsmaterialet och därmed även dina personuppgifter tills utredningen är klar.

Vem delar vi dina personuppgifter till?

För kamerabevakningen samarbetar SMD Logistics med säkerhetstjänstleverantören Securitas AB som därmed kan komma att ta del av personuppgifter om dig som upptas genom kamerabevakningen. Securitas AB får endast behandla de personuppgifter som de får tillgång till genom sitt samarbete med oss för vår räkning och enligt våra instruktioner. SMD Logistics vidtar de lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att säkerställa att personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med Securitas AB.

SMD Logistics kan även komma att dela material från kamerabevakningen och därmed de personuppgifter som förekommer i materialet med polismyndigheten, juridisk rådgivare eller annan tredje part om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller behöver ta hjälp av en extern part för att hantera kamerabevakningsmaterialet eller utreda ett ärende där material från kamerabevakningen används som underlag.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter som behandlas inom ramen för vår kamerabevakning lagras och behandlas endast i Sverige.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi har avtal, säkerhetsrutiner och tekniska åtgärder på plats som säkerställer att vi behandlar så lite personuppgifter som möjligt när vi kamerabevakar, att vår användning av materialet begränsas till de ändamål vi bestämt och att endast ett fåtal behöriga personer har tillgång till de personuppgifter som behandlas inom ramen för vår kamerabevakning.

Se även avsnitten ”Vilka är dina rättigheter” samt ”Kontakt, frågor och klagomål” som du hittar längst ner på denna sida.

Vilka är dina rättigheter?

Du har vissa specifika lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot oss. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter.

Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig. På begäran från dig tillhandahåller vi skriftlig information om vår behandling om dina personuppgifter utan kostnad.

Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Under förutsättning att det är tekniskt möjligt, vilket avgörs av SMD Logistics, har du även rätt att begära att vi överför dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller för personuppgifter som behandlas på automatiserad väg och som grundas på ett avtal med dig eller ditt samtycke.

Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktig eller ofullständig information om dig själv.

Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för, om behandlingen baseras på ditt samtycke och du har återkallat sådant samtycke, om du invänder mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort och det saknas stöd för vårt berättigade intresse, om personuppgifternas behandlas på ett olagligt sätt eller om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Trots din begäran om radering måste vi i vissa fall ändå spara dina personuppgifter pga. lagkrav såsom bokförings- och skattelagstiftning eller t.ex. om vi måste behålla vissa uppgifter för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsligt anspråk.

Rätt till begränsning av behandling dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av vår behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.

Rätt att göra invändningar mot vår behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot vår behandling av dina personuppgifter.

Du har rätt att invända mot behandlingar som stödjer sig på den rättsliga grunden vårt berättigade intresse. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger ditt integritetsintresse.

Kontakt, frågor och klagomål

Kontakt och frågor

Om du har några frågor kring vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta oss enklast på kundreg@smdlogistics.se eller tel: 08-764 20 30.

Klagomål

Om du har klagomål avseende SMD Logistics behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten i Sverige eller tillsynsmyndigheten i något annat land inom EU.